Картотека документов

Назначение

Создание информационной системы для автоматизации учета документов организации.

Какие проблемы решает

Настройка программы 1С Предприятие решает следующие проблемы:

  • Ведение картотеки документов организации.
  • Обеспечение просмотра образов документов в PDF-формате.
  • Поиск и отбор требуемых документов.
  • Разграничение доступа к документам пользователей, имеющих разные роли.



Решение «Картотека документов»

Задача

Перед настройкой программы 1С Предприятие были поставлены следующие задачи - создание и ведение картотеки документов организации с учетом их специфики: типа документа, его вида, набора основных и дополнительных полей. Обеспечение привязки к документам и просмотра отсканированных образов документов. Разграничение доступа к документам согласно установленным ролям пользователей.

Реализация

  • Настройка программы 1С Предприятие данного Решения разработана «с нуля». Она содержит необходимые для реализации объекты метаданных: справочники, документы, журналы, отчеты и т.д.
  • Экранные формы документов конфигурации («Карточки») содержат набор информативных полей документов и учитывают их прочие особенности.
  • Справочники настройки программы 1С Предприятие обеспечивают ввод информации, необходимой для заполнения полей карточек: типы и виды документов, фирмы, контрагенты, адреса, пользователи, их роли и т.п.
  • Журналы и отчеты настройки программы 1С Предприятие представляют конечному пользователю перечни документов в виде соответствующих реестров и описей стандартного формата.
  • Подсистема поиска обеспечивает поиск и отбор документов по сложным критериям.
  • Подсистема ролей пользователей решает задачу разграничения доступа пользователей к документам того или иного вида по ряду критериев с учетом их ролей, в т.ч. в случае, когда одному и тому же пользователю назначено несколько ролей.
  • В настройке программы 1С Предприятие для каждой группы пользователей («Администратор», «Руководство», «Начальники отделов», «Менеджеры» и т.д.) разработан свой интерфейс с учетом их ролей, т.е. доступа к документам того или иного вида.


Какие проблемы решает

Настройка программы 1С Предприятие решает следующие проблемы:

  • Каталогизация документов с учетом их типов, видов и набора информативных реквизитов.
  • Привязка к карточкам документов PDF-образов как самих документов, так и документов-приложений, и обеспечение их просмотра.
  • Поиск и отбор требуемых документов по сложному набору критериев.
  • Разграничение прав доступа к документам с учетом сложных условий, в т.ч. отражающих специфику различных типов документов и наличие «множественных» ролей у пользователей.

 

Где внедрено

Настройка программы 1С Предприятие внедрена в управляющей компании — для учета уставных документов, документов на недвижимость, хозяйственных договоров, внутренних и проч. документов. Дата внедрения: 2006 г., используется по настоящее время.